Tutkintotodistus suunnittelijan työpöydältä opiskelijan valmistujaisjuhliin

Sisun tavoite on tukea opiskelijan polkua opintojen aloittamisesta valmistumiseen asti. Tänä syksynä Tampereen yliopistossa tulostettiin ensimmäiset tutkintotodistukset Sisun kautta. Tämän onnistuminen on vaatinut vuosien suunnittelutyön. Tutkitaan hieman, mitä kaikkea valmistumisen mahdollistaminen on käyttöliittymäsuunnittelun näkökulmasta vaatinut.

Käyttäjätarpeen ymmärtäminen

Jotta opiskelija voi edetä sujuvasti opinnoissaan, tulee hallinnon toimintojen olla toimivia ja täyttää käyttötarpeet. Valmistuminen ei ole mahdollista, ellei Sisussa ole mahdollistettu koko opiskelijan polkua opiskeluoikeuden luomisesta opintojen suunnitteluun ja ilmoittautumiseen, suoritusten arviointiin sekä pätevyyksien kirjaamiseen.

Yksi valmistumisprosessin keskeisistä vaiheista oli tulosteiden, kuten tutkintotodistuksen, suunnittelu. Vaikka kyse on lopulta vain tulosteesta, ei tulostetta eli tutkintotodistusta saada ulos järjestelmästä, jos järjestelmässä ei ole kaikkea valmistumisen vaatimaa tietoa. Tämän vuoksi itse tulosteen lisäksi joudutaan miettimään koko sitä polkua, jonka opiskelija opintojensa aikana kulkee. Se, kuinka Sisu käyttäjäänsä palvelee tutkintotodistusta tulostaessa alkaa jo siitä, kun opiskelija ensimmäistä kertaa lisätään Sisuun.

Suunnittelija tarvitsee ympärilleen asiantuntijoita

Sisun kehityksen parissa työskentelee opintohallinnon asiantuntijoita, joilla on vuosien kokemus opintohallinnosta yliopistoissa ja ammattikorkeakouluissa. Tämä ei yksistään riitä, vaan omien asiantuntijoidemme lisäksi pyrimme aina mahdollisuuksien mukaan ottamaan asiakaskorkeakouluista käyttäjiä mukaan osaksi suunnitteluprosessia. Koska Sisua käyttää monipuolinen käyttäjäjoukko eri puolilla Suomea eri organisaatioissa, käyttötarpeiden keskeisen ytimen tavoittaminen on ensisijaisen tärkeää. Siksi sitä miksi ja mihin eri toiminnollisuuksia halutaan käyttää, pyritään selvittämään erilaisin keinoin. Olemmekin pyytäneet asiakkaitamme muun muassa kuvaamaan eri käyttötarpeita, vastaamaan kyselyihin ja järjestäneet tarvittaessa työpajoja, jotta pääsemme samalle viivalle sen suhteen, millaisia käytäntöjen tulee olla.

Käyttöliittymäkuvien läpikäynti

Kun suunnittelua on selvitettyjen käyttötarpeiden pohjalta viety eteenpäin, ja uudesta toiminnollisuudesta on piirretty käyttöliittymäkuvia, järjestetään tarpeen mukaan kuvien yhteinen läpikäynti asiakkaiden ja kehitystiimin edustajien kanssa. Näin myös loppukäyttäjät ja asiakasyliopistojen asiantuntijat pääsevät kommentoimaan, kuinka käyttötarvetta on lähdetty ratkaisemaan Sisussa. Lisäksi keskustelemme yhteisesti siitä, kuinka ratkaisu palvelee eri organisaatioiden tarpeita.

Tarvittaessa käyttöliittymäsuunnittelijat tai asiantuntijat ovat yhteydessä tarkemmin rajattuun käyttäjäryhmään, ja käyttöliittymäsuunnittelijat saattavat esimerkiksi haastatella yksittäisiä käyttäjiä siitä, miten käyttötarpeet on ratkaistu nykyisissä tai aiemmissa järjestelmissä ja kuinka prosessi etenee järjestelmän ulkopuolella.

Suunnitteilla olevasta toiminnollisuudesta riippuen, voidaan jo suunnittelun aikana tehdä käytettävyystestausta Sisun testiympäristössä tai prototyyppejä avuksi käyttäen. Kerroimmekin Sisun käytettävyystestauksesta aiemmin.

Yksi toiminto vaikuttaa eri käyttöliittymissä eri tavoin

Sisun suunnittelutyö on hyvin monisyistä, sillä Sisu on iso järjestelmä. Yhteen ratkaisuun pääseminen vaatii usein monta muuta toimintoa, joista jokainen vaikuttaa taas edelleen useaan muuhun toimintoon. Jos esimerkiksi lähdetään muuttamaan tai lisäämään järjestelmään yhtä loppukäyttäjän näkökulmasta pientä ominaisuutta, tarkoittaa se suunnittelijan näkökulmasta usein isoa vyyhtiä purettavaksi. Sama toiminto vaikuttaa ja näkyy eri käyttöliittymissä eri tavoin. Lisäksi sama toiminto usein vaikuttaa usean eri käyttäjän työhön ja tehtäviin Sisussa. Tämän vuoksi saatetaan tarvita esimerkiksi eri käyttöoikeuksia.

Saman toiminnon eri käyttäjien käyttötarpeet tulee huomioida suunnittelussa. Esimerkiksi pätevyyksiin liittyvässä prosessissa on monta eri käyttäjää aina pätevyyden määrityksestä sen kirjaamiseen opiskelijalle ja lopulta sen saamiseen tutkintotodistukselle.

Kun jokin toiminto vaikuttaa usealla eri alueella, vaatii sen suunnittelu usein myös eri asiantuntijoiden panosta. Yhtenä haasteena onkin löytää ja saada tarvittavan nopeasti oikeat ihmiset mukaan, jotta suunnittelutyö etenisi ketterästi.

Tiimityöllä kohti tavoitteita

Valmistumisen mahdollistaminen ja tutkintotodistuksen tulostaminen on siis monien asioiden summa. Jotta opiskelija voi tehdä Sisussa asioita x, tulee hallinnolla olla toiminnot y, z, a ja o, ja näiden tulee toimia saumattomasti yhteen, jotta ne huipentuvat itse todistuksen tulostamiseen.

Sisun suunnitteluprosessi ei koskaan ole suoraviivainen vaan hyvin iteratiivinen. Suunnittelun eri vaiheissa on mukana eri ihmisiä ja välillä otetaan askel taaksepäin, jotta suunta saadaan hahmotettua uudestaan. Järjestelmän koko tuo omat haasteensa ja vaatii osallistamista kaikissa suunnittelun eri vaiheissa. Tiimi, asiakkaat mukaan lukien, on kuitenkin voimavara, johon tulee luottaa. Sisu vaatii tiimityötä ja sitä, että kaikki puhaltavat yhteen hiileen.

‍