Blogi ja uutiset

Takaisin
26.5.2020

Tampereen yliopiston Sisun viestintä – Neljä tukipilaria

Omalla kohdallani Tampereen yliopiston Sisun viestintä alkoi syksyllä 2019, kun otin vastuulleni Sisun viestinnällisen kokonaisuuden. Sain eteeni aika lailla tabula rasan, koska aikaisemmin Sisu-projektin viestintä koostui lähinnä yleisestä tiedottamisesta, koulutuksista ja käyttöohjeista.

Kohderyhmät oli määriteltävä ensin

Meillä on uusia ja vanhoja opiskelijoita sekä opettajia ja opintohallintoa kolmella eri kampuksella. Tampereen yliopiston historia (lue: Tampereen yliopisto ja Tampereen teknillinen yliopisto) tarkoitti sitä, että kohderyhmät ovat monipiirteisiä. Näiden piirteiden huomioiminen on kulminoitunut erityisesti tänä keväänä, kun opiskelijat ovat päässeet testaamaan Sisussa HOPSin tekoa ja olemme päivittäneet HOPS-ohjeita.

Sitten tavoitteet

Näkyvyyden lisääminen nousi ensimmäisenä esiin. Halusimme välttää tilanteen, joissa opiskelija aloittaa syksyllä 2020 uuden lukuvuoden ja huomaa, että vanhan opintotietojärjestelmän tilalle on tullut uusi, eikä hän ole kuullutkaan tästä aikaisemmin. Samaa tulisi tietenkin välttää henkilöstön kohdalla, mutta he ovat aloittaneet Sisun kanssa työskentelyn jo opiskelijoita aikaisemmin.

Seuraavaksi tavoitteeksi nousi tietyn mielikuvan luominen: Sisu on ”Uuden tekniikan omaava, osaamisperustaisen opetussuunnitelmatyön, opintojen ohjauksen ja suunnittelun väline”, mutta samalla vielä kehittyvä järjestelmä. Tähän tavoitteeseen nivoutuu se, että haluamme kertoa asiat sellaisena kuin ne ovat ilman sen suurempaa hypetystä. Halusimme myös varmistaa, että viestimme asioista silloin, kun ne ovat ajankohtaisia, emme yritä tunkea koko kokonaisuutta yhteen tiedotteeseen.

Kolmantena tavoitteenamme on kriisitilanteisiin varautuminen asiallisen kriisiviestintämateriaalin avulla. Tämä on tullut ajankohtaisemmaksi tänä keväänä, kun täysmittainen käyttöönottomme lähestyy. Onneksi pääsemme suunnittelemaan kriisiviestintää yhdessä Funidatan kanssa.

Entäs ne ydinviestit?

Näissäkin korostuu realismi, mutta kuitenkin myös se, että on se Sisu ihan hyvä järjestelmä.

  1. Sisun käyttö edellyttää opiskelijoilta opintojen suunnittelua, joka puolestaan edistää opintojen suorittamista.
  2. Opettajan työ ei muutu (ainakaan radikaalisti), vain väline vaihtuu.
  3. Sisu on kehitteillä oleva järjestelmä, jonka käyttöönotto etenee vaiheittain. Aluksi tuetaan vain ydintoimintoja.
  4. Sisun käyttäminen tekee opintojen suunnittelusta/ohjauksesta sujuvampaa ja se edistää opintoja ja asiointia.

Ylioppilaskunnan edustajat sanoivat meille, että ei opiskelijoita välttämättä keskeneräisyys haittaa, jos siitä kerrotaan avoimesti. Tämä on jäänyt rohkaisevasti mieleen ja ”keskeneräisyydestä” olemmekin olleet avoimia.

Sisun suunnitelmallisuuden toimintalogiikkaa olemme avanneet opiskelijoille erityisesti tänä keväänä Sisuun tutustumisen yhteydessä. Meille on ollut tärkeää, että mahdollisimman moni opiskelija kävisi tutustumassa HOPSin tekoon, jotta mm. opetukseen ilmoittautuminen kävisi sujuvasti elokuussa. Olemme päivittäneet kirjallisia HOPS-ohjeitamme ja viestineet kaikille opiskelijoille HOPSiin tutustumisesta sekä järjestäneet tiedekuntakohtaisia kyselytunteja. Olemme myös etäkouluttaneet tutoreita ja toimittaneet heille tehtävän, jonka avulla tutustua Sisuun. Tukipyyntöjen perusteella vaikuttaisi siltä, että tutustumassa on käyty. Opiskelijoiden suunnalta palaute on ollut suurilta osin neutraalia, joskus jopa positiivista.

Opettajat ovat olleet hieman haastavampi ryhmä. He ehkä kokevat, että heidän työnsä muuttuu Sisun myötä ja siksi muutosvastarintaa on huomattavissa. Olemme kouluttaneet henkilöstä ja tehneet tiiviisti yhteistyötä Sisu-yhteyshenkilöiden kanssa. He toimivat tiedekunnissa tukena opettajien ja projektimme välillä, vähän niin kuin Sisun puolestapuhujina.

Viestintäkanavien monipuolinen käyttö on tärkeää

Yleisimmät tiedotuskanavat ovat oma intramme, sähköposti ja tämän vuoden puolella perustettu Instagram-tili. Näiden lisäksi meillä on muitakin tapoja, joilla tavoittaa mahdollisimman laaja kuulijakunta:

  • Sisu-yhteyshenkilöt ja muu tiedekuntien väki toimivat hyvinä viestinviejinä.
  • Tiedekuntien opintoneuvojat ja harjoittelijat avustavat Sisuun liittyvissä asioissa, esim. neuvonnassa ja datan tarkistuksessa.
  • Ylioppilaskunnasta TREYstä olemme saaneet yhteyshenkilön ja ainejärjestöille on järjestetty koulutuksia.
  • Opettajille ja opintohallinnolle on järjestetty koulutuksia.
  • Opiskelijoille on järjestetty infoja ja tiedekuntakohtaisia kyselytunteja.
  • Erilaiset sidosryhmä- ja toimielinkokoukset ovat hyviä tapoja pitää muutakin porukkaa ajan tasalla siitä, mitä viestinnässä tapahtuu.
  • Lähetämme lyhyen tekstiviestin kaikille opiskelijoille toukokuussa sekä elokuussa, kun Sisu otetaan täysmittaisesti käyttöön. Tekstiviesti on hankalampi sivuuttaa kuin sähköposti!
  • Käytössämme on julkinen wikialusta, johon päivitämme käyttöohjeiden lisäksi mm. julkaistuja tiedotteita.
  • Kampusten infonäyttöjä on hyödynnetty materiaalien julkaisussa.
  • Syksyllä, jos tilanne sallii, aiomme järjestää kampuksilla pop up-pisteitä, joilla opiskelija voi saada face-to-face apua Sisun kanssa.

Nämä neljä osa-aluetta loivat tukipilarit Sisun viestinnälle ja niiden pohjalta lähdimme rakentamaan kampanjaamme. Ensi viikon kirjoituksessa kerron lisää viestintämateriaaleista, joita olemme tuottaneet viestintätoimiston kanssa.