Vaihtamalla paranee – uusi suunnittelutyökalu ketteröittää päivittäistä työtämme

Hyvät ja toimivat työkalut auttavat onnistumaan ja ovat olennainen osa mielekästä työntekoa. UX/UI –tiimiämme, joka meillä sisäisesti tunnetaan nimellä uikkutiimi, on viime aikoina työllistänyt suunnittelutyökalun vaihto. Olemme sivunneet aihetta aiemmissa Sisu 2.3 ja Sisu 2.5 -versioiden blogeissa, mutta nyt UX-suunnittelijamme Anna kertoo tarkemmin, millaista työtä työkalun vaihtaminen on vaatinut ja mitä uudistuksia se tuo tullessaan. […]

Takaisin

Hyvät ja toimivat työkalut auttavat onnistumaan ja ovat olennainen osa mielekästä työntekoa. UX/UI –tiimiämme, joka meillä sisäisesti tunnetaan nimellä uikkutiimi, on viime aikoina työllistänyt suunnittelutyökalun vaihto. Olemme sivunneet aihetta aiemmissa Sisu 2.3 ja Sisu 2.5 -versioiden blogeissa, mutta nyt UX-suunnittelijamme Anna kertoo tarkemmin, millaista työtä työkalun vaihtaminen on vaatinut ja mitä uudistuksia se tuo tullessaan.

Tavoitteena ketterämpi suunnitelmien työstö ja jakaminen

Funidatalla UX- ja UI-suunnittelijoiden työnkuva sisältää muun muassa käyttöliittymäsuunnitelmien ja -prototyyppien luontia. Aiemmin käytimme tähän digitaalista suunnittelualustaa Sketchiä, joka mahdollistaa suunnittelijoiden kuvaamien suunnitelmien ja prototyyppien rakentamisen ja esittämisen saman asian parissa työskenteleville kehittäjille, asiantuntijoille, testaajille ja asiakkaille. Halusimme kuitenkin panostaa entistä enemmän suunnitelmien ketterään työstöön ja jakamiseen, joten päätimme vaihtaa työkaluksemme Figman. Figma on pilvipohjainen muokkaus- ja prototyyppityökalu, joka tukee usean henkilön samanaikaista työskentelyä, suunnitelmien kommentointia sekä prototyyppien ja suunnitelmien jakamista yhä joustavammin. Lisäksi Figmassa on helpompi kasata, muokata ja hallinnoida komponentteja, joista Sisun suunnitelmat on rakennettu. Joten eiku muuttamaan!

Komponenttien läpikäyntiä ja suunnitteluprosessien hiomista

Itse vaihto työkalusta toiseen sujui yllättävän kevyesti. Edistimme vaihdosta joustavasti käyttämällä välillä kahta suunnittelualustaa rinnakkain: aloitimme jo uusia suunnitelmia Figmassa ja jatkoimme vanhojen päivitystä Sketchissä. Saimmekin ajoitettua työkalun vaihdoksen melko hyvin niin, että keskeneräisiä Sketchistä Figmaan siirrettäviä suunnitelmia oli ihan muutama.

Siirtyessämme työkalusta toiseen meille oli luontevaa käydä läpi Sisun suunnittelussa käytetty komponenttikirjasto. Ajan saatossa kirjasto oli laajentunut, ja halusimme yhtenäistää Sisun komponentteja ja tyylejä. Eniten aikaa ja resursseja on mennyt komponenttien siivoamiseen, päivitykseen ja niiden saavutettavuuden varmistamiseen. Karsimme komponentteja, tarkastimme kontrasteja ja värisävyjä saavutettavuuden näkökulmasta sekä loimme yhtenäisempää linjaa Sisun suunnittelun tueksi. Työ jatkuu edelleen, sillä käymme viikoittain läpi Figmaan ja Sisun komponentteihin ja tyyleihin liittyviä kysymyksiä ja päivitämme kirjastoa päivittäisen työn ohessa.

Työkalun vaihtaminen auttoi meitä tarkastelemaan olemassa olevia suunnitteluprosesseja. UX- ja UI-suunnittelijoiden porukka on kasvanut ja tulee kasvamaan jatkossakin, joten suunnittelutiimissä on tavoitteena rakentaa järjestelmällistä ja skaalautuvaa toimintaa. Prosessien hiominen ja työtapojen yhtenäistäminen tukevat uusien työkavereiden liittymistä matkaan mukaan. Suunnitelmien luominen on ketterämpää ja selkeämpää niin uudelle kuin vanhallekin uikulle, kun tieto on koottu järjestelmällisesti yhteen paikkaan, komponentit on tarkastettu saavutettavuuden näkökulmasta ja Sisun yleisimmistä näkymistä on luotu suunnittelupohjia.

Suunnittelutyökalu Figma

Figman vaihdon ohella on päästy hiomaan suunnitteluprosesseja ja työstämään aiheita entistä tiiviimmässä yhteistyössä eri tiimien välillä.

Toimiva työkalu tukee joustavaa yhteistyötä

Tehdessämme Figmasta uutta suunnittelumme kotia olemme huomanneet, että suunnitelmien ja prototyyppien jakaminen sen avulla on ollut joustavaa ja mahdollistanut entistä tiiviimmän yhteistyön eri sidosryhmien kanssa. Olemme myös havainneet, että suunnitelmien näppärä kommentointimahdollisuus on auttanut meitä siirtymään kohti iteratiivisempaa kehitystä joustavilla aikatauluilla. Kommentoida voi silloin kun itselle parhaiten sopii, keskustelua voidaan käydä tietyssä kohtaa suunnitelmaa kohdistettujen kommenttien avulla ja keskustelusta jää ”muistijälki” suunnitelmaan.

Lisäksi kehittäjät voivat löytää käytettyjä fonttikokoja, välistyksiä ja värikoodeja Figmassa olevista suunnitelmista entistä näppärämmin. Näin pystymme tiivistämään yhteistyötämme projektin sisällä yhä tehokkaammin. Yhteistyötä tukee myös rakenteilla oleva design system, jossa kehittäjien tulevaisuudessa käyttämä Storybook-työkalu yhdistetään suunnittelijoiden käyttämään Figmaan. Design systemin kautta pystymme ylläpitämään Sisun samoja rakennuspalikoita niin suunnittelun kuin kehityksenkin puolella.

Fiilikset uudesta työkalusta ja sen tuomista uudistuksista ovat olleet positiiviset. Jäämme innolla havainnoimaan ja ideoimaan, mitä muita mahdollisuuksia työkalun vaihdos ja toimintatapojen päivittäminen vielä tuovat tullessaan!

Sisukkaan koodin juhlaa

Tiesitkö, että suomalaisen ohjelmistoalan osaamista juhlistetaan vuosittain? Tänään maanantaina 11. lokakuuta vietetään suomalaisen koodin päivää, jonka takana on Koodia Suomesta ry. Päivän tarkoituksena on juhlia suomalaista ohjelmistoalan osaamista ja sitä, että ala on merkittävä työllistäjä Suomessa. Samaan aikaan vietetään myös EU:n koodausviikkoa, jolla pyritään luomaan osallistava ja innostava tapa koodauksen sekä digilukutaidon edistämiseen. Tänä vuonna […]

Takaisin

Tiesitkö, että suomalaisen ohjelmistoalan osaamista juhlistetaan vuosittain? Tänään maanantaina 11. lokakuuta vietetään suomalaisen koodin päivää, jonka takana on Koodia Suomesta ry. Päivän tarkoituksena on juhlia suomalaista ohjelmistoalan osaamista ja sitä, että ala on merkittävä työllistäjä Suomessa. Samaan aikaan vietetään myös EU:n koodausviikkoa, jolla pyritään luomaan osallistava ja innostava tapa koodauksen sekä digilukutaidon edistämiseen. Tänä vuonna viikkoa vietetään 9.–25. lokakuuta.

Juhlapäivän ja -viikon kunniaksi muutama koodarimme kuvailee suhdettaan ohjelmistokehitykseen ja kertoo, mitä kaikkea koodaaminen voikaan merkitä.

Koodaaminen on ongelmanratkaisua

Koodaamisessa on kyse ennen kaikkea jatkuvasta ongelmanratkaisusta. Ongelmien ratkominen on pitkä prosessi, jonka aikana fiilikset vaihtelevat. Suurten kiinnostusten hetkien lisäksi koetaan myös turhautumista. Kun vaikea ongelma sitten ratkeaa ja lopputulos on toimiva, huomaa kovan työn olleen kaiken vaivan arvoista. Ratkaisujen löytäminen on ehdottomasti yksi ohjelmoinnin palkitsevimmista ja parhaista puolista.

Merkityksellistä työtä ja vapaa-ajan puhdetta

Koodaaminen on paljon muutakin kuin hankalien pulmien setvimistä. Ohjelmointi on muun muassa väline asioiden toteuttamiseen ja luovuuden ilmaisuun. Koodaamisen tuoma merkityksellisyys on myös tärkeä yksityiskohta. Merkityksellisyys ilmenee esimerkiksi silloin, kun näkee käyttäjän hyötyvän ja nauttivan työn lopputuloksesta. Koodaaminen on monelle funidatalaiselle työn lisäksi iloa tuova vapaa-ajan viihdyke.

Tie haasteiden ylittämiseen

Yksi koodauksen suurimmista haasteista on hyppy uuteen ja tuntemattomaan. Esimerkiksi siirtyminen vanhasta Angularista uuteen, kokonaan uuden järjestelmän rakentaminen ja uuden teknologian sisäistäminen työpaikkaa vaihtaessa ovat jääneet funidatalaisten mieliin. Haasteissa on kuitenkin aina mahdollisuus uuden oppimiseen ja itsensä ylittämiseen. Vaikeat asiat oppii parhaiten tekemällä ja kollegoiden tukemana.

Monipuoliset tehtävät viehättävät

Millaista ohjelmointi on sitten juuri Funidatalla? Meillä korostuu työn monipuolisuus ja yhteistyön toimivuus. Suuren kansallisen järjestelmän rakentamiseen sisältyy valtavasti erilaisia tehtäviä ja yksityiskohtia, jolloin työ säilyy mielenkiintoisena. Puhallamme yhteen hiileen ja lämmin työilmapiirimme tekee yhteistyöstä miellyttävää. Yhden koodarimme kommentti tiivistää kaiken oleellisen: koodaaminen Funidatalla on mahtavaa!

Kiitos sisukkaille koodareillemme ja koko tekniselle tiimille. Funidata toivottaa kaikille hyvää suomalaisen koodin päivää ja EU:n koodausviikkoa!

Tutustu suomalaisen koodin päivään ja EU:n koodausviikkoon.

 

Artikkeli on julkaistu ensimmäisen kerran 12.10.2020. 

Käytettävyys on koko tiimin asia

Käytettävyys on monen asian summa, sillä järjestelmä ja sen käyttökokemus muodostuvat paljon laajemmasta kokonaisuudesta kuin loppukäyttäjille näkyvästä käyttöliittymästä. Sisun käytettävyys vaatii panostusta niin eri osa-alueiden asiantuntijoilta kuin asiakkailta ja loppukäyttäjiltä. Kehittämiseen osallistuu siis koko tiimi, mutta mitä kaikkea näin suuri prosessi pitääkään sisällään? Asiantuntijat ja suunnittelijat tarkentavat käyttäjätarvetta Käytettävyyden taustalla on selkeä ymmärrys käyttäjätarpeesta. Kehitysprosessi […]

Takaisin

Käytettävyys on monen asian summa, sillä järjestelmä ja sen käyttökokemus muodostuvat paljon laajemmasta kokonaisuudesta kuin loppukäyttäjille näkyvästä käyttöliittymästä. Sisun käytettävyys vaatii panostusta niin eri osa-alueiden asiantuntijoilta kuin asiakkailta ja loppukäyttäjiltä. Kehittämiseen osallistuu siis koko tiimi, mutta mitä kaikkea näin suuri prosessi pitääkään sisällään?

Asiantuntijat ja suunnittelijat tarkentavat käyttäjätarvetta

Käytettävyyden taustalla on selkeä ymmärrys käyttäjätarpeesta. Kehitysprosessi käynnistyy Funidatalla, kun asiakas ilmoittaa meille toiveen uudesta toiminnollisuudesta. Jotta asiakkaan toive voidaan toteuttaa, sitä on pyrittävä ymmärtämään syvällisesti: miksi asiakas pyytää meiltä juuri tätä tiettyä asiaa? Mitä asiakas haluaa saada aikaan ja mitä hänen pitää pystyä tekemään järjestelmässä saavuttaakseen tavoitteensa? Sisun asiantuntijat, UX-suunnittelijat ja asiakkaat lähtevät yhdessä ratkomaan tätä pähkinää tilanteeseen sopivilla menetelmillä. On turha rakentaa tottumuksesta kirjahyllyä tietokirjojen säilyttämiseen, jos kaikki kirjojen sisältö on siirretty pilvipalveluun. Siksi käyttäjätarpeen todellinen määritys vaatii avointa yhteistyötä ja valmiutta kysyä yhä uudelleen miksi, miksi ja vielä kerran miksi.

Eri tiimien osaaminen yhdistyy suunnittelussa

Kun käyttäjätarpeesta on saatu muodostettua käsitys, UI/UX-suunnittelijat alkavat suunnitella keinoja vastata tarpeeseen järjestelmässä yhdessä muun tiimin kanssa. Suunnittelu on iteratiivista ja sen aikana syntyy eri ratkaisuvaihtoehtoja, joita käydään läpi asiantuntijoiden, kehittäjien ja ohjelmistoarkkitehtien kanssa. Loppukäyttäjiä pyritään osallistamaan prosessiin mahdollisuuksien mukaan esimerkiksi käyttäjätarvetta tarkentavilla haastatteluilla ja kyselyillä.

Suunnittelussa on huomioitava valtava kirjo asioita Sisun arkkitehtuurin yhtenäisyydestä ja eri komponenttien toimivuudesta aina käyttöliittymätekstien selkeyteen. Varsinaisten ydintoimintojen lisäksi mahdollisten poikkeustilanteiden hallinnalle on annettava mietintäaikaa. Esimerkiksi virhetilanteiden kuvaustekstejä tulee pohtia, jotta käyttäjä löytää tarvittaessa keinot virhetilanteen korjaamiseen. Käytettävyydessä on otettava huomioon myös järjestelmän suorituskyky, jossa sovelluskehittäjien lisäksi infrastruktuuria hoitavilla DevOps-asiantuntijoilla on tärkeä rooli. Suorituskyky pyritään huomioimaan sovelluskehityksen eri vaiheissa, minkä lisäksi taustajärjestelmän nopea reagointi käyttäjän pyyntöön vaikuttaa merkittävästi käyttökokemukseen.

Kokonaiskäytettävyyteen vaikuttavat myös monet muut loppukäyttäjille näkymättömiksi jäävät asiat, kuten Angular-ohjelmistokehyksen päivittäminen uusimpaan versioon aina kun sellainen ilmestyy. Angularin mukana päivitetään siihen läheisesti liittyvät muut kirjastot, kuten NG Bootstrap. Yleensä uudemmissa versioissa tulee mukana muun muassa suorituskykyparannuksia, jolloin niissä voidaan korjata aiemmin ilmenneitä käytettävyyspuutteita. Aiemmissa blogikirjoituksissamme pääsee kurkistamaan, kuinka Sisu päivitettiin vanhemmasta AngularJS-ohjelmistokehyksestä uuteen Angulariin. Sovelluskehittäjämme Harri ja käyttöliittymäkehittäjämme Tiia jakavat teksteissä ajatuksiaan käyttöliittymäpäivityksen aloituksesta, komponenttikirjastojen päivityksestä ja päivitettyjen käyttöliittymäkirjastojen tyylittelystä.

Palaute ja käytettävyystestaus tukevat UI/UX-suunnittelijan työtä

Palaute, keskustelut asiakkaiden ja loppukäyttäjien kanssa sekä käytettävyystestaus näyttelevät keskeisiä rooleja käytettävyyden näkökulmasta. UI/UX-suunnittelijat käyvät mahdollisuuksien mukaan läpi kehitettävään toiminnollisuuteen liittyvää palautetta ja pyrkivät huomioimaan sen suunnittelussa. Käytettävyystestaus puolestaan antaa arvokasta tietoa käyttäjien toiminnasta ja muun muassa tilanteista, joissa järjestelmä ei onnistukaan auttamaan heitä saavuttamaan tavoitteitaan. Sisun käytettävyystestaukseen tutustutaan tarkemmin aiemmassa blogikirjoituksessamme. Testauksen tulokset käydään yhteisesti läpi Sisun koko kehitystiimille.

Testaajat varmistavat laadun

Ennen kuin uudet toiminnollisuudet asennetaan loppukäyttäjille, on laadunvarmistuksen aika. Käytettävyysongelmat on usein helpompi huomata, kun uutta toiminnollisuutta käy läpi alusta loppuun ympäröivän järjestelmän osana. Laadunvarmistuksen eli testaajien rooli on uniikki käytettävyyden kannalta, sillä heillä on parempi mahdollisuus huomata asioita, joille suunnittelussa mukana olleet ovat voineet sokeutua tai jotka voivat olla loppukäyttäjälle vaikeasti ymmärrettäviä verrattuna ympäröiviin toiminnollisuuksiin. Laadunvarmistus on olennaista myös epätavallisten käyttäjäpolkujen etsimisessä ja testaamisessa, joita on tärkeä havainnoida siksi, että loppukäyttäjätkin liikkuvat järjestelmässä eri tavoin. Jos laadunvarmistuksessa törmätään käytettävyyteen tai toiminnollisuuksien validaatioon liittyviin ongelmiin, testaajat keskustelevat kehittäjien, suunnittelijoiden ja tuoteomistajien kanssa mahdollisista ratkaisuista ja siitä, pitääkö toiminnollisuus palauttaa suunnittelijoille tai kehitykseen.

Asiantuntijat asiakkaiden tukena

Ennen kuin isoja, uusia toiminnollisuuksia asennetaan loppukäyttäjille, niitä testataan vielä asiakaskorkeakouluissa. Asiakasrajapinnassa työskentelevät asiantuntijat tukevat asiakkaita toiminnollisuuksien käytössä niin testauksen aikana kuin sen jälkeen. He tekevät tärkeää työtä jo kehityksen aikana järjestämällä demotilaisuuksia ja koulutuksia tulevista toiminnollisuuksista. Tiimin antamalla tuella on suuri merkitys kokonaiskäytettävyyteen.

Vaikka yksittäisellä työntekijällä olisi vahva visio ja paljon tietotaitoa käytettävyydestä, yksin on mahdotonta ottaa huomioon kaikkien kehityksen osa-alueiden haasteita ja vaatimuksia. Siksi paras mahdollinen lopputulos syntyy, kun puhalletaan yhteen hiileen ja hyödynnetään eri tiimien asiantuntijuutta läpi uuden toiminnollisuuden kehityskaaren.

Tutkintotodistus suunnittelijan työpöydältä opiskelijan valmistujaisjuhliin

Sisun tavoite on tukea opiskelijan polkua opintojen aloittamisesta valmistumiseen asti. Tänä syksynä Tampereen yliopistossa tulostettiin ensimmäiset tutkintotodistukset Sisun kautta. Tämän onnistuminen on vaatinut vuosien suunnittelutyön. Tutkitaan hieman, mitä kaikkea valmistumisen mahdollistaminen on käyttöliittymäsuunnittelun näkökulmasta vaatinut. Käyttäjätarpeen ymmärtäminen Jotta opiskelija voi edetä sujuvasti opinnoissaan, tulee hallinnon toimintojen olla toimivia ja täyttää käyttötarpeet. Valmistuminen ei ole mahdollista, […]

Takaisin

Sisun tavoite on tukea opiskelijan polkua opintojen aloittamisesta valmistumiseen asti. Tänä syksynä Tampereen yliopistossa tulostettiin ensimmäiset tutkintotodistukset Sisun kautta. Tämän onnistuminen on vaatinut vuosien suunnittelutyön. Tutkitaan hieman, mitä kaikkea valmistumisen mahdollistaminen on käyttöliittymäsuunnittelun näkökulmasta vaatinut.

Käyttäjätarpeen ymmärtäminen

Jotta opiskelija voi edetä sujuvasti opinnoissaan, tulee hallinnon toimintojen olla toimivia ja täyttää käyttötarpeet. Valmistuminen ei ole mahdollista, ellei Sisussa ole mahdollistettu koko opiskelijan polkua opiskeluoikeuden luomisesta opintojen suunnitteluun ja ilmoittautumiseen, suoritusten arviointiin sekä pätevyyksien kirjaamiseen.

Yksi valmistumisprosessin keskeisistä vaiheista oli tulosteiden, kuten tutkintotodistuksen, suunnittelu. Vaikka kyse on lopulta vain tulosteesta, ei tulostetta eli tutkintotodistusta saada ulos järjestelmästä, jos järjestelmässä ei ole kaikkea valmistumisen vaatimaa tietoa. Tämän vuoksi itse tulosteen lisäksi joudutaan miettimään koko sitä polkua, jonka opiskelija opintojensa aikana kulkee. Se, kuinka Sisu käyttäjäänsä palvelee tutkintotodistusta tulostaessa alkaa jo siitä, kun opiskelija ensimmäistä kertaa lisätään Sisuun.

Suunnittelija tarvitsee ympärilleen asiantuntijoita

Sisun kehityksen parissa työskentelee opintohallinnon asiantuntijoita, joilla on vuosien kokemus opintohallinnosta yliopistoissa ja ammattikorkeakouluissa. Tämä ei yksistään riitä, vaan omien asiantuntijoidemme lisäksi pyrimme aina mahdollisuuksien mukaan ottamaan asiakaskorkeakouluista käyttäjiä mukaan osaksi suunnitteluprosessia. Koska Sisua käyttää monipuolinen käyttäjäjoukko eri puolilla Suomea eri organisaatioissa, käyttötarpeiden keskeisen ytimen tavoittaminen on ensisijaisen tärkeää. Siksi sitä miksi ja mihin eri toiminnollisuuksia halutaan käyttää, pyritään selvittämään erilaisin keinoin. Olemmekin pyytäneet asiakkaitamme muun muassa kuvaamaan eri käyttötarpeita, vastaamaan kyselyihin ja järjestäneet tarvittaessa työpajoja, jotta pääsemme samalle viivalle sen suhteen, millaisia käytäntöjen tulee olla.

Käyttöliittymäkuvien läpikäynti

Kun suunnittelua on selvitettyjen käyttötarpeiden pohjalta viety eteenpäin, ja uudesta toiminnollisuudesta on piirretty käyttöliittymäkuvia, järjestetään tarpeen mukaan kuvien yhteinen läpikäynti asiakkaiden ja kehitystiimin edustajien kanssa. Näin myös loppukäyttäjät ja asiakasyliopistojen asiantuntijat pääsevät kommentoimaan, kuinka käyttötarvetta on lähdetty ratkaisemaan Sisussa. Lisäksi keskustelemme yhteisesti siitä, kuinka ratkaisu palvelee eri organisaatioiden tarpeita.

Tarvittaessa käyttöliittymäsuunnittelijat tai asiantuntijat ovat yhteydessä tarkemmin rajattuun käyttäjäryhmään, ja käyttöliittymäsuunnittelijat saattavat esimerkiksi haastatella yksittäisiä käyttäjiä siitä, miten käyttötarpeet on ratkaistu nykyisissä tai aiemmissa järjestelmissä ja kuinka prosessi etenee järjestelmän ulkopuolella.

Suunnitteilla olevasta toiminnollisuudesta riippuen, voidaan jo suunnittelun aikana tehdä käytettävyystestausta Sisun testiympäristössä tai prototyyppejä avuksi käyttäen. Kerroimmekin Sisun käytettävyystestauksesta aiemmin.

Yksi toiminto vaikuttaa eri käyttöliittymissä eri tavoin

Sisun suunnittelutyö on hyvin monisyistä, sillä Sisu on iso järjestelmä. Yhteen ratkaisuun pääseminen vaatii usein monta muuta toimintoa, joista jokainen vaikuttaa taas edelleen useaan muuhun toimintoon. Jos esimerkiksi lähdetään muuttamaan tai lisäämään järjestelmään yhtä loppukäyttäjän näkökulmasta pientä ominaisuutta, tarkoittaa se suunnittelijan näkökulmasta usein isoa vyyhtiä purettavaksi. Sama toiminto vaikuttaa ja näkyy eri käyttöliittymissä eri tavoin. Lisäksi sama toiminto usein vaikuttaa usean eri käyttäjän työhön ja tehtäviin Sisussa. Tämän vuoksi saatetaan tarvita esimerkiksi eri käyttöoikeuksia.
Saman toiminnon eri käyttäjien käyttötarpeet tulee huomioida suunnittelussa. Esimerkiksi pätevyyksiin liittyvässä prosessissa on monta eri käyttäjää aina pätevyyden määrityksestä sen kirjaamiseen opiskelijalle ja lopulta sen saamiseen tutkintotodistukselle.

Kun jokin toiminto vaikuttaa usealla eri alueella, vaatii sen suunnittelu usein myös eri asiantuntijoiden panosta. Yhtenä haasteena onkin löytää ja saada tarvittavan nopeasti oikeat ihmiset mukaan, jotta suunnittelutyö etenisi ketterästi.

Tiimityöllä kohti tavoitteita

Valmistumisen mahdollistaminen ja tutkintotodistuksen tulostaminen on siis monien asioiden summa. Jotta opiskelija voi tehdä Sisussa asioita x, tulee hallinnolla olla toiminnot y, z, a ja o, ja näiden tulee toimia saumattomasti yhteen, jotta ne huipentuvat itse todistuksen tulostamiseen.

Sisun suunnitteluprosessi ei koskaan ole suoraviivainen vaan hyvin iteratiivinen. Suunnittelun eri vaiheissa on mukana eri ihmisiä ja välillä otetaan askel taaksepäin, jotta suunta saadaan hahmotettua uudestaan. Järjestelmän koko tuo omat haasteensa ja vaatii osallistamista kaikissa suunnittelun eri vaiheissa. Tiimi, asiakkaat mukaan lukien, on kuitenkin voimavara, johon tulee luottaa. Sisu vaatii tiimityötä ja sitä, että kaikki puhaltavat yhteen hiileen.

Nitor jatkaa Funidatan kumppanina Sisun ylläpidossa ja jatkokehityksessä

Kun puhutaan Funidatasta tai Sisusta, on syytä mainita myös digitaalinen insinööritoimisto Nitor. Ennen kuin Funidataa oli edes perustettu, saatikka palkattu ensimmäistäkään omaa ohjelmistokehittäjää, olivat nitorilaiset koodanneet jo pitkät pätkät Sisua. Ensimmäiset Nitorin konsultit aloittivat vuonna 2015, vuotta ennen Funidatan perustamista. Operatiivinen johtaja Pekka Äikäs muistelee naurahtaen kulttuurishokkia, kun yliopistosta siirtyneet tulevaisuuden funidatalaiset ja Nitorin konsultit […]

Takaisin

Kun puhutaan Funidatasta tai Sisusta, on syytä mainita myös digitaalinen insinööritoimisto Nitor. Ennen kuin Funidataa oli edes perustettu, saatikka palkattu ensimmäistäkään omaa ohjelmistokehittäjää, olivat nitorilaiset koodanneet jo pitkät pätkät Sisua.

Ensimmäiset Nitorin konsultit aloittivat vuonna 2015, vuotta ennen Funidatan perustamista. Operatiivinen johtaja Pekka Äikäs muistelee naurahtaen kulttuurishokkia, kun yliopistosta siirtyneet tulevaisuuden funidatalaiset ja Nitorin konsultit alkoivat tehdä töitä yhdessä. Yliopistolla oli totuttu työntekijöiden yhteiseen kahvikolehtiin, kun taas nitorilaisille kuului työnantajan tarjoama aamupala.

Kun Funidata perustettiin vuonna 2016, alkoi sisältöasiantuntijoiden sekä teknisen väen rekrytointi. Oli myös selvää, ettei ilman konsultteja pärjättäisi. Nitorilaisten tapa tehdä töitä istui hyvin ajatukseen siitä, millaisen työnteon kulttuurin halusimme Funidatalle. Nitorin organisaatiokulttuuriin kuuluu hyvin vahvasti yhteisöllisyys ja kaveria ei jätetä -meininki. Työntekijöiltä odotetaan asiantuntemusta ja intohimoa omaan työhön. Myös Funidatasta haluttiin matalan hierarkian työyhteisö, jossa autetaan, kannustetaan ja ollaan ketteriä.

Kuluneen neljän vuoden aikana Funidatan henkilöstömäärä on viisinkertaistunut. Olemme saaneet rekrytoitua omaa teknistä väkeä suunnittelusta testaukseen. Jokaisessa oman teknisen työntekijän perehdyttämisessä on aina ollut mukana nitorilaisia. Toimistolla ei katsota kuka on konsultti ja kuka niin sanotusti omaa väkeä. Olemme kaikki yhtä porukkaa. Siksi nitorilaiset ovat luontevasti mukana meidän kesäpäivillämme ja pikkujouluissa. Yhteistä tekemistä järjestetään välillä myös vapaa-ajalla vaikkapa sulkapallon, biljardin tai lautapelien muodossa. Tekemisellä ei ole väliä, vaan yhdessä vietetyllä ajalla. – Olemme iloisia, että kehitämme yhdessä Funidatan kanssa yhteiskunnallisesti merkittävää palvelua. Sisu-tiimin hyvä henki paistaa tekemisessä, mikä on tärkeää, kun kehitetään näin haastavaa järjestelmää, Nitorin toimitusjohtaja Olli Auvinen kertoo.

Useat nitorilaiset ovat viihtyneet meillä jo vuosia. Vaihtuvuutta on toki myös ollut, kuten IT-projekteissa yleisesti, mutta pääsääntöisesti konsultit ovat viihtyneet meillä pitkään. Se helpottaa jokapäiväistä työtä. Nitorin ohjelmistoarkkitehti Erkki Pulliainen on ollut meillä vuodesta 2015 lähtien. – On ollut etuoikeus osallistua Sisu-palvelun rakennukseen ja seurata Funidatan kehittymistä yritykseksi, joka jakaa ketteryyteen ja laatuun keskittyvät sovelluskehitysperiaatteet, Pulliainen kertoo.

Vuosien yhdessä tekemisen jälkeen voimme todeta, että Nitor on meille luottokumppani. He ovat vaikuttaneet paljon siihen, miten me teemme töitä ja millaiseksi Funidatan työkulttuuri on muodostunut. Myöskään kahvikolehtia ei tarvitse kerätä, sillä kuten varteenotettavan IT-talon kuuluukin, Funidata tarjoaa työntekijöilleen kahvit ja kahvimaidot. Yhteinen matka jatkuu vielä, sillä Nitor jatkaa meidän kumppaninamme Sisun ylläpidossa ja jatkokehityksessä.

Errare Humanum Est

Ihmiset. Kohta 4 vuotta tässä hankkeessa mukana olleena tiivistän kaiken oleellisen tuohon yhteen sanaan. Projektin (tai hankkeen tai kolossaalisen monumentin) tavoite on kunnianhimoinen: uudistaa yliopistojen toiminnanohjausjärjestelmä. Se on jo itsessään valtava tavoite, puhumattakaan siitä, että oikeasti uudistamme viiden yliopiston toiminnanohjausjärjestelmän. Siis viiden. Viiden erilaisen ja viidellä eri tavalla toimivan yliopiston, joissa ziljoonissa omissa yksiköissään on […]

Takaisin

Ihmiset.

Kohta 4 vuotta tässä hankkeessa mukana olleena tiivistän kaiken oleellisen tuohon yhteen sanaan. Projektin (tai hankkeen tai kolossaalisen monumentin) tavoite on kunnianhimoinen: uudistaa yliopistojen toiminnanohjausjärjestelmä. Se on jo itsessään valtava tavoite, puhumattakaan siitä, että oikeasti uudistamme viiden yliopiston toiminnanohjausjärjestelmän. Siis viiden. Viiden erilaisen ja viidellä eri tavalla toimivan yliopiston, joissa ziljoonissa omissa yksiköissään on kullakin omat sääntönsä, käytäntönsä ja periaatteensa. Ja tulevaisuudessa mukana on vielä mahdollisesti useampikin yliopisto, kun SaaS-palveluna tarjottava ohjelmisto pääsee vauhtiin.

Kommunikaation vaikeudesta kirjoitti nyt jo legendaarinen Osmo Antero Wiio (katso vaikka googlesta). Aloittaessani tässä projektissa en ollut ensimmäinen kehittäjä (enkä varmasti ole viimeinenkään), olin kehittäjä numero 7. Tämän lisäksi mukana olivat suuri päällikkö Pekka sekä 4-5 domain-osaajaa/tuoteomistajaa.

Tässä pienessäkin porukassa kommunikaation haasteet tulivat ilmi. Kommunikaatiopolkuja oli lukuisia. Väärinkäsitykset olivat päivittäisiä.


Kun yhtälöön liitetään hyvin pitkältä ajalta yliopistojen historiaa (reilusti yli 400 vuotta) ja perinteisesti hyvin vapaat ja moninaiset toimintatavat, voitte varmasti kuvitella tilanteen haastavuuden. Pelkästään suunniteltavan toiminnallisuuden kielen ja sanaston opettelu vie kehittäjältä muutaman viikon. Tämän jälkeen on vihdoin mahdollista ymmärtää, mistä kollegat itseasiassa väittelevät. Tuoteomistajien taustat eri yliopistoissa yhdistettynä voimakkaaseen tahtoon uudistaa vanha systeemi oli hieno sosiaalisen kokeilun laboratorio. Suunnittelun ja prosessien viilauksen toimintatapojen seurauksena pääkokoushuoneemme nimettiinkin Huutohuoneeksi.

Tiimin Scrum Masterina vastuullani olikin sovittaa ihmiset yhteen niin, että jokainen koki olevansa tärkeä ja pystyvänsä tuomaan oman ammattitaitonsa täysimääräisesti mukaan.


Tässä vaiheessa kuvioon tuleekin mukaan ihmisten hienous. Me kaikki olemme kykeneväisiä (ainakin pääsääntöisesti, vaikka joskus vasta seuraavana päivänä) rationaaliseen dialogiin, jossa kuunnellaan toista ja ollaan valmiita kompromisseihin. Oma osuuteni tässä oli nimenomaan eri köysien yhteen solmiminen, jotta voisimme vetää sitä samaa köyttä ja lopullisena tavoitteena oli, että vetäisimme sitä vielä samaan suuntaan. Tässä olemme jo hyvin lähellä tavoitetta.

Olen lyhyellä ATK-urallani (~19 vuotta) tullut täysin vakuuttuneeksi siitä, että ATK-hommeleissa suurin ja tärkein tekijä on ihminen. Ihminen on käyttäjä, tekijä, määrittelijä, subjekti ja myös objekti. Tässä projektissa on pelkästään minun aikanani ollut kehittäjiä ja suunnittelijoita yli 55 kappaletta (unohtamatta tuoteomistajia ja muita organisaation tärkeitä toimijoita!). Kaikki ovat tuoneet oman osansa tähän mielestäni onnistuneeseen projektiin. Yhdistävä tekijä on aina ollut yhteisen suunnan löytäminen sekä yhdessä ponnistelu. Se ei ole aina helppoa, joskus on poimittu tietokoneita roskakorista ja useammin kuin kerran on pyydetty anteeksi omaa käytöstä.

Errare humanum est, mutta viisas ihminen oppii virheistään ja yhdessä olemme enemmän kuin osiemme summa.