Vaihtamalla paranee – uusi suunnittelutyökalu ketteröittää päivittäistä työtämme

Hyvät ja toimivat työkalut auttavat onnistumaan ja ovat olennainen osa mielekästä työntekoa. UX/UI –tiimiämme, joka meillä sisäisesti tunnetaan nimellä uikkutiimi, on viime aikoina työllistänyt suunnittelutyökalun vaihto. Olemme sivunneet aihetta aiemmissa Sisu 2.3 ja Sisu 2.5 -versioiden blogeissa, mutta nyt UX-suunnittelijamme Anna kertoo tarkemmin, millaista työtä työkalun vaihtaminen on vaatinut ja mitä uudistuksia se tuo tullessaan. […]

Takaisin

Hyvät ja toimivat työkalut auttavat onnistumaan ja ovat olennainen osa mielekästä työntekoa. UX/UI –tiimiämme, joka meillä sisäisesti tunnetaan nimellä uikkutiimi, on viime aikoina työllistänyt suunnittelutyökalun vaihto. Olemme sivunneet aihetta aiemmissa Sisu 2.3 ja Sisu 2.5 -versioiden blogeissa, mutta nyt UX-suunnittelijamme Anna kertoo tarkemmin, millaista työtä työkalun vaihtaminen on vaatinut ja mitä uudistuksia se tuo tullessaan.

Tavoitteena ketterämpi suunnitelmien työstö ja jakaminen

Funidatalla UX- ja UI-suunnittelijoiden työnkuva sisältää muun muassa käyttöliittymäsuunnitelmien ja -prototyyppien luontia. Aiemmin käytimme tähän digitaalista suunnittelualustaa Sketchiä, joka mahdollistaa suunnittelijoiden kuvaamien suunnitelmien ja prototyyppien rakentamisen ja esittämisen saman asian parissa työskenteleville kehittäjille, asiantuntijoille, testaajille ja asiakkaille. Halusimme kuitenkin panostaa entistä enemmän suunnitelmien ketterään työstöön ja jakamiseen, joten päätimme vaihtaa työkaluksemme Figman. Figma on pilvipohjainen muokkaus- ja prototyyppityökalu, joka tukee usean henkilön samanaikaista työskentelyä, suunnitelmien kommentointia sekä prototyyppien ja suunnitelmien jakamista yhä joustavammin. Lisäksi Figmassa on helpompi kasata, muokata ja hallinnoida komponentteja, joista Sisun suunnitelmat on rakennettu. Joten eiku muuttamaan!

Komponenttien läpikäyntiä ja suunnitteluprosessien hiomista

Itse vaihto työkalusta toiseen sujui yllättävän kevyesti. Edistimme vaihdosta joustavasti käyttämällä välillä kahta suunnittelualustaa rinnakkain: aloitimme jo uusia suunnitelmia Figmassa ja jatkoimme vanhojen päivitystä Sketchissä. Saimmekin ajoitettua työkalun vaihdoksen melko hyvin niin, että keskeneräisiä Sketchistä Figmaan siirrettäviä suunnitelmia oli ihan muutama.

Siirtyessämme työkalusta toiseen meille oli luontevaa käydä läpi Sisun suunnittelussa käytetty komponenttikirjasto. Ajan saatossa kirjasto oli laajentunut, ja halusimme yhtenäistää Sisun komponentteja ja tyylejä. Eniten aikaa ja resursseja on mennyt komponenttien siivoamiseen, päivitykseen ja niiden saavutettavuuden varmistamiseen. Karsimme komponentteja, tarkastimme kontrasteja ja värisävyjä saavutettavuuden näkökulmasta sekä loimme yhtenäisempää linjaa Sisun suunnittelun tueksi. Työ jatkuu edelleen, sillä käymme viikoittain läpi Figmaan ja Sisun komponentteihin ja tyyleihin liittyviä kysymyksiä ja päivitämme kirjastoa päivittäisen työn ohessa.

Työkalun vaihtaminen auttoi meitä tarkastelemaan olemassa olevia suunnitteluprosesseja. UX- ja UI-suunnittelijoiden porukka on kasvanut ja tulee kasvamaan jatkossakin, joten suunnittelutiimissä on tavoitteena rakentaa järjestelmällistä ja skaalautuvaa toimintaa. Prosessien hiominen ja työtapojen yhtenäistäminen tukevat uusien työkavereiden liittymistä matkaan mukaan. Suunnitelmien luominen on ketterämpää ja selkeämpää niin uudelle kuin vanhallekin uikulle, kun tieto on koottu järjestelmällisesti yhteen paikkaan, komponentit on tarkastettu saavutettavuuden näkökulmasta ja Sisun yleisimmistä näkymistä on luotu suunnittelupohjia.

Suunnittelutyökalu Figma

Figman vaihdon ohella on päästy hiomaan suunnitteluprosesseja ja työstämään aiheita entistä tiiviimmässä yhteistyössä eri tiimien välillä.

Toimiva työkalu tukee joustavaa yhteistyötä

Tehdessämme Figmasta uutta suunnittelumme kotia olemme huomanneet, että suunnitelmien ja prototyyppien jakaminen sen avulla on ollut joustavaa ja mahdollistanut entistä tiiviimmän yhteistyön eri sidosryhmien kanssa. Olemme myös havainneet, että suunnitelmien näppärä kommentointimahdollisuus on auttanut meitä siirtymään kohti iteratiivisempaa kehitystä joustavilla aikatauluilla. Kommentoida voi silloin kun itselle parhaiten sopii, keskustelua voidaan käydä tietyssä kohtaa suunnitelmaa kohdistettujen kommenttien avulla ja keskustelusta jää ”muistijälki” suunnitelmaan.

Lisäksi kehittäjät voivat löytää käytettyjä fonttikokoja, välistyksiä ja värikoodeja Figmassa olevista suunnitelmista entistä näppärämmin. Näin pystymme tiivistämään yhteistyötämme projektin sisällä yhä tehokkaammin. Yhteistyötä tukee myös rakenteilla oleva design system, jossa kehittäjien tulevaisuudessa käyttämä Storybook-työkalu yhdistetään suunnittelijoiden käyttämään Figmaan. Design systemin kautta pystymme ylläpitämään Sisun samoja rakennuspalikoita niin suunnittelun kuin kehityksenkin puolella.

Fiilikset uudesta työkalusta ja sen tuomista uudistuksista ovat olleet positiiviset. Jäämme innolla havainnoimaan ja ideoimaan, mitä muita mahdollisuuksia työkalun vaihdos ja toimintatapojen päivittäminen vielä tuovat tullessaan!

Sisukkaasti saavutettavaksi

Saavutettavuus on verkkomaailman esteettömyyttä, jonka ydinasioita ovat ymmärrettävä sisältö, teknisesti saavutettava toteutus sekä selkeä ja helppokäyttöinen käyttöliittymä. Opiskelijan itsepalvelutyökaluksi kehitetty Sisu ei vielä tällä hetkellä täytä saavutettavuusvaatimuksia. Sisun saavutettavuus on meille ja omistajakorkeakouluillemme tärkeä asia, jonka eteen työskentelemme jatkuvasti muun kehityksen ohessa. Sisusta kaikkien käyttäjäryhmien järjestelmä Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019) tuli voimaan 1.4.2019. Lain […]

Takaisin

Saavutettavuus on verkkomaailman esteettömyyttä, jonka ydinasioita ovat ymmärrettävä sisältö, teknisesti saavutettava toteutus sekä selkeä ja helppokäyttöinen käyttöliittymä. Opiskelijan itsepalvelutyökaluksi kehitetty Sisu ei vielä tällä hetkellä täytä saavutettavuusvaatimuksia. Sisun saavutettavuus on meille ja omistajakorkeakouluillemme tärkeä asia, jonka eteen työskentelemme jatkuvasti muun kehityksen ohessa.

Sisusta kaikkien käyttäjäryhmien järjestelmä

Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019) tuli voimaan 1.4.2019. Lain tarkoitus on edistää kaikkien mahdollisuuksia käyttää digitaalisia palveluja yhdenvertaisesti, ja sillä pantiin täytäntöön julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta annettu Euroopan parlamentin saavutettavuusdirektiivi. Kun digitaaliset palvelut suunnitellaan huolella, pystyy mahdollisimman moni käyttämään niitä omatoimisesti.

Digipalvelulakia sovelletaan viranomaisen digitaalisiin palveluihin, ja yliopistot ja ammattikorkeakoulut määritellään viranomaisiksi sen pykälässä 2. Koska Sisu-järjestelmämme on käytössä ja sitä ollaan ottamassa käyttöön useassa korkeakoulussa, myös se kuuluu palveluihin, joiden tulee olla saavutettavia. Ajatus Sisusta kaikkien yhteisenä järjestelmänä, joka on käytössä monilla erilaisilla käyttäjäryhmillä, on ohjannut meidän ja asiakkaidemme yhteistä kehitystyötä alusta lähtien. Tällä hetkellä järjestelmän saavutettavuus ei ole tasolla, johon me tai korkeakoulut voisimme olla tyytyväisiä. Etsimme kiihkeästi ratkaisuja saavutettavuuden kehityksen nopeuttamiseen, jotta jokainen käyttäjä pääsisi hyödyntämään Sisua tasa-arvoisesti.

Saavutettavuus Sisun suunnittelu- ja kehitysprosesseissa

Sisun saavutettavuutta edistetään koko ajan, ja kaikista uusista toiminnallisuuksista ja komponenteista pyritään tekemään saavutettavia. Tällä hetkellä priorisoimme erityisesti opiskelijan käyttöliittymän saavutettavuuden kehittämistä.

Suunnitteluprosessissa kiinnitämme huomiota esimerkiksi otsikkohierarkioihin, tooltippien eli ohjetekstien avaamiseen näppäinkomennoin ja värikontrasteihin. Meillä on meneillään myös käyttöliittymäsuunnittelutyökalun vaihto Sketchistä Figmaan. Työkalua vaihtaessa materiaalikirjasto siirretään työkalusta toiseen, ja voimme tällöin käydä luontevasti läpi komponentit ja symbolit ja tarkistaa, että symbolien värikontrastit ovat saavutettavia.

Fronttidevaajamme ovat edistäneet ikonien saavutettavuutta lisäämällä ruudunlukijoille tarvittavat nimilaput esimerkiksi siitä, mitä tietty painike tekee. Selitetekstit huomioidaan aina uusien tyylittelytikettien yhteydessä ja lähes kaikki opiskelijan käyttöliittymässä olevat selitetekstit on tarkastettu. Parannuksia Sisun skaalautuvuuteen on tehty ja tehdään jatkossakin todennäköisiä käyttötapauksia ajatellen. Opintojen rakenteen näkymää on korjailtu ajan saatossa niin, että se skaalautuu kivasti pienellekin näytölle.

Sisun saavutettavuus ei ole vain yhden tiimin asia, vaan sen tulee kulkea mukana läpi kehitystyön. Esimerkiksi fronttidevaajamme ovat olleet kehitystiimin kanssa tarkastelemassa kokonaisuutta avoimen yliopiston toiminnallisuuksien käyttöliittymäkuvien läpikäynnissä. Pyrimme tiivistämään yhteistyöskentelyä, jotta pääsemme tekemään saavutettavuustyötä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.

Saavutettavuuden kehityksen aikajana

Sisun kehitysprojektilla on ikää jo kahdeksan vuotta. Osa toiminnallisuuksista, jotka ovat Sisussa hyvin keskeisiä, on kehitetty projektin alkuajoilla. Suurin haaste koko järjestelmän saattamisessa saavutettavaksi on käyttöliittymään varhaisessa vaiheessa tehdyt toiminnallisuudet ja komponentit, joista ei voi suoraan tehdä saavutettavia. Kokonaisten näkymien ja käyttötapauspolkujen uudelleensuunnittelu ja muutosten toteuttaminen on prosessi, joka edistyy hitaammin kuin aivan uusien toiminnallisuuksien tekeminen saavutettaviksi. Vaikka Sisun visuaalisuus palvelee useita käyttäjiä, järjestelmän etuja ei ole vielä saatu kohdennettua jokaiselle käyttäjäryhmälle. Linkin Sisun saavutettavuusselosteeseen löydät oman korkeakoulusi Sisun alalaidasta.

Sisun saavutettavuusvaatimuksia on selvitetty vuodesta 2013 lähtien ja tarkempi ruudunlukuohjelmatestaus tehtiin ensimmäisen kerran vuonna 2014. Euroopan parlamentin direktiivi julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta annettiin 26.10.2016, jonka seurauksena laadittiin tarkemmat kehityskäytännöt Sisun saavutettavuuden huomioimiseksi WCAG-standardiin pohjautuen. Eficode Oy toteutti Sisun saavutettavuusselvityksen vuonna 2019, jonka toteuttamisen jälkeen olemme käsitelleet saavutettavuuteen liittyviä puutteita entistäkin tarkemmin ja tehneet kehitystyön suunnitelmia saavutettavuuden parantamiseksi. Saavutettavuuskorjauksia on edistetty selvityksestä lähtien korkeammalla prioriteetilla muun välttämättömän kehitystyön ohessa ja varmistettu, että tekemämme uusi kehitystyö tukee saavutettavuutta. Olemme tarkentaneet saavutettavuudelle alun perin asettamiamme tavoitteita aina lainsäädännön kehittyessä, ja täten saavutettavuus on vahvasti mukana päivittäisessä tekemisessämme.

Sisun visuaalisuus tukee opintojen edistämistä

Sisu on suunniteltu ja kehitetty opiskelijan itsepalvelutyökaluksi. Visuaalinen käyttöliittymä itsessään mahdollistaa laajan ja monimutkaisen tietosisällön ymmärrettävyyden eli hyvän kognitiivisen saavutettavuuden. Kun tutkinnon rakenne ja opintojen edistyminen esitetään visuaalisessa muodossa, on tarvittavat opinnot ja tutkinnon osat helpompi hahmottaa ja opintojen suunnittelu nopeampaa. Kaikki opintojen suorittamiseen tarvittava tieto on keskitetty Sisuun, ja järjestelmää hyödyntämällä opiskelijan ei tarvitse enää kerätä tietoa tutkinnon vaatimuksista ja suoritettavista opinnoista opinto-oppaista tai korkeakoulun tukisivuilta. Onkin ilmennyt, että esimerkiksi vapaaehtoisesti Sisua käyttävät uudet opiskelijat eivät tarvitse enää yhtä paljon opintoneuvonnan tukea määrittäessään tutkintoonsa kuuluvia tai hyväksyttävissä olevia opintoja.

Korkeakoulu tarvitsee opintotietojärjestelmän

Korkeakoulu ei voi toimia ilman keskeistä opintotietojärjestelmää. Sisun käyttöönoton ajankohdan määrittää jokainen omistajakorkeakouluistamme itse. Syy käyttöönoton ajankohtaan voi olla esimerkiksi vanhan opintotietojärjestelmän kehityksen ja ylläpidon loppuminen, jolloin vanhan järjestelmän käyttöön voi liittyä merkittäviä teknologiariskejä. Jotta Sisu voidaan ottaa käyttöön pääjärjestelmänä, on tietyt toiminnallisuudet pitänyt toteuttaa ennen käyttöönottoa.

Sisu on erittäin laaja järjestelmä ja siihen kohdistuu paljon erilaisia toiveita, jotka ovat joskus ristiriidassa keskenään. Tällöin joudutaan tekemään vaikeitakin valintoja. Teemme päätökset kehitettävien asioiden priorisointijärjestyksestä yhdessä omistajakorkeakoulujemme kanssa, ja saavutettavuutta on edistetty jatkuvasti suhteessa kehityskapasiteettiimme. Suhtaudumme saavutettavuusongelmiin vakavasti, ja vakuutamme, että tilanne on väliaikainen. Pyrimme ratkaisemaan ongelmat tehokkaasti, jotta Sisu voi tukea jokaisen käyttäjäryhmän toimintaa yhdenvertaisesti.

Haluatko olla mukana varmistamassa, että Sisun hyödyt saadaan ulottumaan kaikille käyttäjäryhmille? Hae meille Frontend Developeriksi!

Tutkintotodistus suunnittelijan työpöydältä opiskelijan valmistujaisjuhliin

Sisun tavoite on tukea opiskelijan polkua opintojen aloittamisesta valmistumiseen asti. Tänä syksynä Tampereen yliopistossa tulostettiin ensimmäiset tutkintotodistukset Sisun kautta. Tämän onnistuminen on vaatinut vuosien suunnittelutyön. Tutkitaan hieman, mitä kaikkea valmistumisen mahdollistaminen on käyttöliittymäsuunnittelun näkökulmasta vaatinut. Käyttäjätarpeen ymmärtäminen Jotta opiskelija voi edetä sujuvasti opinnoissaan, tulee hallinnon toimintojen olla toimivia ja täyttää käyttötarpeet. Valmistuminen ei ole mahdollista, […]

Takaisin

Sisun tavoite on tukea opiskelijan polkua opintojen aloittamisesta valmistumiseen asti. Tänä syksynä Tampereen yliopistossa tulostettiin ensimmäiset tutkintotodistukset Sisun kautta. Tämän onnistuminen on vaatinut vuosien suunnittelutyön. Tutkitaan hieman, mitä kaikkea valmistumisen mahdollistaminen on käyttöliittymäsuunnittelun näkökulmasta vaatinut.

Käyttäjätarpeen ymmärtäminen

Jotta opiskelija voi edetä sujuvasti opinnoissaan, tulee hallinnon toimintojen olla toimivia ja täyttää käyttötarpeet. Valmistuminen ei ole mahdollista, ellei Sisussa ole mahdollistettu koko opiskelijan polkua opiskeluoikeuden luomisesta opintojen suunnitteluun ja ilmoittautumiseen, suoritusten arviointiin sekä pätevyyksien kirjaamiseen.

Yksi valmistumisprosessin keskeisistä vaiheista oli tulosteiden, kuten tutkintotodistuksen, suunnittelu. Vaikka kyse on lopulta vain tulosteesta, ei tulostetta eli tutkintotodistusta saada ulos järjestelmästä, jos järjestelmässä ei ole kaikkea valmistumisen vaatimaa tietoa. Tämän vuoksi itse tulosteen lisäksi joudutaan miettimään koko sitä polkua, jonka opiskelija opintojensa aikana kulkee. Se, kuinka Sisu käyttäjäänsä palvelee tutkintotodistusta tulostaessa alkaa jo siitä, kun opiskelija ensimmäistä kertaa lisätään Sisuun.

Suunnittelija tarvitsee ympärilleen asiantuntijoita

Sisun kehityksen parissa työskentelee opintohallinnon asiantuntijoita, joilla on vuosien kokemus opintohallinnosta yliopistoissa ja ammattikorkeakouluissa. Tämä ei yksistään riitä, vaan omien asiantuntijoidemme lisäksi pyrimme aina mahdollisuuksien mukaan ottamaan asiakaskorkeakouluista käyttäjiä mukaan osaksi suunnitteluprosessia. Koska Sisua käyttää monipuolinen käyttäjäjoukko eri puolilla Suomea eri organisaatioissa, käyttötarpeiden keskeisen ytimen tavoittaminen on ensisijaisen tärkeää. Siksi sitä miksi ja mihin eri toiminnollisuuksia halutaan käyttää, pyritään selvittämään erilaisin keinoin. Olemmekin pyytäneet asiakkaitamme muun muassa kuvaamaan eri käyttötarpeita, vastaamaan kyselyihin ja järjestäneet tarvittaessa työpajoja, jotta pääsemme samalle viivalle sen suhteen, millaisia käytäntöjen tulee olla.

Käyttöliittymäkuvien läpikäynti

Kun suunnittelua on selvitettyjen käyttötarpeiden pohjalta viety eteenpäin, ja uudesta toiminnollisuudesta on piirretty käyttöliittymäkuvia, järjestetään tarpeen mukaan kuvien yhteinen läpikäynti asiakkaiden ja kehitystiimin edustajien kanssa. Näin myös loppukäyttäjät ja asiakasyliopistojen asiantuntijat pääsevät kommentoimaan, kuinka käyttötarvetta on lähdetty ratkaisemaan Sisussa. Lisäksi keskustelemme yhteisesti siitä, kuinka ratkaisu palvelee eri organisaatioiden tarpeita.

Tarvittaessa käyttöliittymäsuunnittelijat tai asiantuntijat ovat yhteydessä tarkemmin rajattuun käyttäjäryhmään, ja käyttöliittymäsuunnittelijat saattavat esimerkiksi haastatella yksittäisiä käyttäjiä siitä, miten käyttötarpeet on ratkaistu nykyisissä tai aiemmissa järjestelmissä ja kuinka prosessi etenee järjestelmän ulkopuolella.

Suunnitteilla olevasta toiminnollisuudesta riippuen, voidaan jo suunnittelun aikana tehdä käytettävyystestausta Sisun testiympäristössä tai prototyyppejä avuksi käyttäen. Kerroimmekin Sisun käytettävyystestauksesta aiemmin.

Yksi toiminto vaikuttaa eri käyttöliittymissä eri tavoin

Sisun suunnittelutyö on hyvin monisyistä, sillä Sisu on iso järjestelmä. Yhteen ratkaisuun pääseminen vaatii usein monta muuta toimintoa, joista jokainen vaikuttaa taas edelleen useaan muuhun toimintoon. Jos esimerkiksi lähdetään muuttamaan tai lisäämään järjestelmään yhtä loppukäyttäjän näkökulmasta pientä ominaisuutta, tarkoittaa se suunnittelijan näkökulmasta usein isoa vyyhtiä purettavaksi. Sama toiminto vaikuttaa ja näkyy eri käyttöliittymissä eri tavoin. Lisäksi sama toiminto usein vaikuttaa usean eri käyttäjän työhön ja tehtäviin Sisussa. Tämän vuoksi saatetaan tarvita esimerkiksi eri käyttöoikeuksia.
Saman toiminnon eri käyttäjien käyttötarpeet tulee huomioida suunnittelussa. Esimerkiksi pätevyyksiin liittyvässä prosessissa on monta eri käyttäjää aina pätevyyden määrityksestä sen kirjaamiseen opiskelijalle ja lopulta sen saamiseen tutkintotodistukselle.

Kun jokin toiminto vaikuttaa usealla eri alueella, vaatii sen suunnittelu usein myös eri asiantuntijoiden panosta. Yhtenä haasteena onkin löytää ja saada tarvittavan nopeasti oikeat ihmiset mukaan, jotta suunnittelutyö etenisi ketterästi.

Tiimityöllä kohti tavoitteita

Valmistumisen mahdollistaminen ja tutkintotodistuksen tulostaminen on siis monien asioiden summa. Jotta opiskelija voi tehdä Sisussa asioita x, tulee hallinnolla olla toiminnot y, z, a ja o, ja näiden tulee toimia saumattomasti yhteen, jotta ne huipentuvat itse todistuksen tulostamiseen.

Sisun suunnitteluprosessi ei koskaan ole suoraviivainen vaan hyvin iteratiivinen. Suunnittelun eri vaiheissa on mukana eri ihmisiä ja välillä otetaan askel taaksepäin, jotta suunta saadaan hahmotettua uudestaan. Järjestelmän koko tuo omat haasteensa ja vaatii osallistamista kaikissa suunnittelun eri vaiheissa. Tiimi, asiakkaat mukaan lukien, on kuitenkin voimavara, johon tulee luottaa. Sisu vaatii tiimityötä ja sitä, että kaikki puhaltavat yhteen hiileen.