Sisu-neuvojat opiskelijoiden vertaistukena Aalto-yliopistossa

Sisu on tähän mennessä otettu käyttöön master-järjestelmänä jo viidessä eri omistajakorkeakoulussamme. Yksi näistä korkeakouluista on Aalto-yliopisto, jossa rekrytoitiin Sisu-neuvojia tukemaan opiskelijoita isossa järjestelmämuutoksessa. Tässä kirjoituksessa kuulemme Aallossa Sisu-neuvojana työskennelleen Nooran ajatuksia niin neuvojan pestistä kuin itse Sisusta. Sisu-neuvojan työ oli monipuolista ja merkityksellistä Sisun käyttö Aalto-yliopistossa aloitettiin opintojen suunnittelun pilotoinnilla 2017. Neljä vuotta myöhemmin, keväällä […]

Takaisin

Sisu on tähän mennessä otettu käyttöön master-järjestelmänä jo viidessä eri omistajakorkeakoulussamme. Yksi näistä korkeakouluista on Aalto-yliopisto, jossa rekrytoitiin Sisu-neuvojia tukemaan opiskelijoita isossa järjestelmämuutoksessa. Tässä kirjoituksessa kuulemme Aallossa Sisu-neuvojana työskennelleen Nooran ajatuksia niin neuvojan pestistä kuin itse Sisusta.

Sisu-neuvojan työ oli monipuolista ja merkityksellistä

Sisun käyttö Aalto-yliopistossa aloitettiin opintojen suunnittelun pilotoinnilla 2017. Neljä vuotta myöhemmin, keväällä 2021 lopullista käyttöönottoa valmisteltiin ohjeistamalla kaikkia opiskelijoita tekemään seuraavan lukuvuoden opintosuunnitelma uudessa järjestelmässä. Käyttöönotto viimeisteltiin elokuussa, kun Sisusta tuli Aalto-yliopiston opetuksen ja opiskelun ydintietojärjestelmä.

Muutokseen varauduttiin pestaamalla opiskelijoiden vertaistueksi lukuisia Sisu-neuvojia. Samaan aikaan aloitti urakkansa seitsemän Sisuun perehtynyttä neuvojaa. Noora, toisen vuoden Fashion, Clothing & Textile Design -pääaineen opiskelija, oli yksi heistä.

“Tykkäsin työstäni tosi paljon”, Noora kertoo. “Päivät olivat monipuolisia, sillä ne koostuivat asiakaspalvelun lisäksi muun muassa käyttäjäpalautteen keräämisestä sekä tietojen syöttämisesttä Sisun syövereihin. Työ tuntui merkitykselliseltä, sillä sen lisäksi, että autoimme päivittäin kymmeniä opiskelijoita, meidän työpanoksemme ansiosta Aalto-yliopiston asiantuntijat pystyivät keskittymään Sisun kehittämiseen entistä paremmin.”

Asiakaspalvelukanavista tärkein oli Aallon Sisu HELPin nettisivuilla avoinna oleva chat-palvelu. Myöhemmin kanavavalikoimaan otettiin mukaan myös Telegram, joka osoittautui tehokkaaksi tavaksi olla yhteydessä opiskelijoihin. Opiskelijat ottivat uuden väylän nopeasti omakseen, ja kynnys kysyä pienistäkin Sisuun liittyvistä asioista madaltui huomattavasti.

Sisussa ilmoittautuminen ei ole nopeuskilpailu

Sisussa on paljon hyvää Nooran mielestä. “Jos vertaa vanhaan järjestelmään, Sisu on reilumpi ja tasa-arvoisempi. Aikaisemmin ilmoittautuminen oli nopeuskilpailu. Nyt ei ole väliä ilmoittautuuko ensimmäisenä vai viimeisenä, sillä Sisu arpoo kurssin kriteerit täyttäneistä ilmoittautujista kurssille pääsijät.” Myös oman opintosuunnitelman hahmottaminen on Nooran mukaan helpompaa kuin ennen. Näppäräksi hän kokee myös opintojen ajoituksen erityisesti maisteriopinnoissa. Toiminto auttaa hahmottamaan opintojen määrää ja muistuttaa ilmoittautumisesta ajoissa.

Kun Nooralta kysyy, mistä aiheesta kysymyksiä ja tukipyyntöjä tuli eniten, ei vastausta tarvitse kauaa miettiä. “Ilmoittautumiset olivat ehdottomasti suurin murheenkryyni,” hän toteaa. “Osa käyttäjien ongelmista johtuu tietysti muuttuneesta prosessista, mutta on Sisussa kyllä myös omia kommervenkkejään, jotka jäävät helposti huomaamatta, jos ei ole tarkkana. Esimerkiksi version vaihtaminen kuluvaa lukuvuotta vastaavaksi on tuottanut monille päänvaivaa. Jos suunnitelman on päivittänyt viime vuonna tai sitä edeltävänä, versio täytyy ennen opintojaksolle ilmoittautumista vaihtaa. Vaikka sen muistaisikin tehdä, vaihdon vahvistamista pyytävä, ylälaitaan ilmestyvä banneri saattaa jäädä piiloon päällekkäisten bannerien vuoksi. Ilmoittautuminen epäonnistuu, eikä opiskelija ymmärrä miksi.”

Opintojaksot versioidaan, jotta opintojakson tietoja voidaan hallita ajassa ilman, että Sisuun tarvitsee luoda uutta opintojaksoa. Opiskelija voi suorittaa mitä tahansa voimassa olevaa versiota, mutta omaan suunnitelmaan kannattaa päivittää kuluvan opetussuunnitelmakauden versiot. Versiot eivät toistaiseksi päivity automaattisesti. Sisun viimeisimmässä versiopäivityksessä opiskelijan käyttöliittymään lisättiin ohjeistusta tukemaan ilmoittautumistilanteita, joissa opintojakson oikea versio ei löydy ensisijaisesta opintosuunnitelmasta.

Sisu-neuvojat opiskelijoiden tukena Aalto-yliopistossa Sisun käyttö jo sujuu. Kuva: Tuomas Uusheimo, Aalto-yliopiston kuvapankki

Sisun käytön sujuessa tuen tarve vähenee

Kaiken kaikkiaan Sisun käyttö sujui neuvojan näkökulmasta hyvin. Tukipyynnöt vähentyivät syksyn edetessä, ja suurin osa opiskelijoista käyttää Sisua jo sujuvasti. “Olemme ehkä aiemmin tottuneet erilaiseen logiikkaan ja yksinkertaisempiin ohjelmiin ja siksi välillä tuntuu, että Sisun käyttäminen on vaikeaa,” Noora toteaa. “Odotimme opiskelijoilta paljon suurempaa palautevyöryä. Tuelle ei kuitenkaan ollut sellaista tarvetta kuin olimme kuvitelleet. Siksi seitsemästä Sisu-neuvojasta toimistolla istui vuoden 2021 loppuun enää kaksi, ja jatkossa Sisuun liittyvä neuvonta tapahtuu sähköpostitse Aalto-yliopiston Sisu-asiantuntijoiden voimin.”

Sisun jatkokehitystä ajatellen Nooran suurimmat toiveet ja parannusehdotukset liittyvät ilmoittautumiseen. “Olisi hurjan hienoa, jos ilmoittautuminen olisi yksinkertaisempaa ja käyttäjäystävällisempää,” hän sanoo. “Tai ainakin versiot voisivat automaattisesti päivittyä, ettei niitä tarvitsisi manuaalisesti vaihtaa eikä kursseja jäisi sen vuoksi väliin.” Toinen Nooran toiveista koskee yliopiston sivuilla olevia Sisu-ohjeita. Opiskelijoiden käyttöohjeet ovat periaatteessa hyvät, mutta Nooran mukaan spesifi sanasto ja termistö saattavat hämmentää uutta järjestelmän käyttäjää. Yksinkertaiseen aiheeseen on usein pitkät ohjeet, mutta onneksi kuvakaappaukset ja sivustolle ladatut videot helpottavat tiedon omaksumista.

Siirtyminen vanhasta opintotietojärjestelmästä Sisuun on suuri muutos korkeakoululle. Uudenlainen järjestelmä on vaatinut uusia termejä, jotka voivat tuntua vierailta järjestelmää haltuun ottaessa. Siinä missä Sisu-korkeakoulut huolehtivat loppukäyttäjien ohjeistamisesta järjestelmän käytössä, tukee Funidata Sisun parissa syvemmin työskenteleviä korkeakoulujen työntekijöitä laajoilla pääkäyttäjätason ohjeilla ja erilaisten tilaisuuksien kautta.

Kiitämme Nooraa haastattelusta ja toivotamme onnea opintoihin!