Blogi ja uutiset

Takaisin
2.2.2021

Kehittäjän kurkistus asiakasyhteistyöhön: Jarnon tutkimus tehosti arkeamme

Viime keväänä olimme etäyhteydessä kehittäjäämme Jarnoon. Tuolloin syy etäyhteyteen ei ollut koronaviruspandemia ja kotoa työskentely, vaan Jarno vietti vaihto-opintojaksoaan Itävallan Wienissä. Jarnolla oli lisäksi työn alla suuri urakka – nimittäin diplomityö, jota hän teki meille. Diplomityö tuli valmiiksi kesällä 2020 ja Jarno valmistui heti syyskuun alussa. On aika käydä läpi, mitä Jarno sai selville tutkimuksessaan.

Onnea syksyisestä valmistumisestasi, Jarno! Miltä valmistuminen tuntui?

Kiitos oikein paljon. Valmistuminen tuntui todella mahtavalta, sillä yksi elämän etapeista tuli saavutettua. Samalla kahden työn yhtäaikainen teko loppui. Tosin koronan takia valmistumisseremoniaa ei pidetty ja sitä jäin vähän kaipaamaan, vaikka pienet kotipuolen juhlat perheelle järjestinkin.

Miten diplomityön teko Funidatalla sujui käytännössä?

Diplomityön teko sujui todella hyvin ja ongelmitta. Heti alussa huomasin, että Funidatan asiantuntijat, erityisesti Mari Riihiaho ja diplomityöni ohjaaja Toni Sallanmaa, auttoivat ja työskentelivät kanssani tiiviisti. Diplomityön työstäminen työn ohessa sujui vaivatta ja vaikka olin uusi työntekijä ilman aikaisempaa Funidata-tietämystä enkä työskennellyt asiakasrajapinnassa, pystyin kehityksen lomassa hyvin paikallistamaan Funidatan potentiaalisia haasteita ja mahdollisuuksia.

Diplomityösi oli tapaustutkimus asiakasyhteistyön parantamisesta ketterässä ohjelmistoprojektissa. Millaisilla työkaluilla lähestyit aihetta?

Lähestyin aihetta kartoittavalla tutkimuksella. Alussa tein tutkimussuunnitelman, johon hahmottelin tutkimukseni tarkoituksen ja tutkimusmenetelmät. Tein 10 haastattelua eri avainrooleissa toimiville funidatalaisille ja yrityksen asiakkaille. Tutkin, miten yhteistyö toimii eri näkökulmista. Haastattelut olivat osittain jäsenneltyjä haastatteluja, jotka koostuivat avoimista kysymyksistä. Tiivistin haastattelut, ja luimme ne yhdessä diplomityön ohjaajan ja professorin kanssa. Tärkeimmät menestystekijät, haasteet ja kipupisteet valittiin tarkempaa tutkimusta varten.

Haasteita ja kipupisteitä lähdimme Tonin ja Marin kanssa analysoimaan juurisyyanalyysimenetelmää hyödyntäen. Ensin hyödynnettiin kalanruotomallia, jota käytetään yleisesti siltana teorian ja tapauksen välillä, mikä mahdollistaa empiiristen havaintojen vertailun käsitteellisiin ehdotuksiin. Tämän jälkeen keskityttiin syvempiin syihin “5 miksi?” analyysimenetelmällä. Kun juurisyyt saatiin paikannettua, valittiin niihin Funidatan edustajien kanssa tarpeelliset vastatoimet, joita lähdettiin edistämään.

Mikä meidän ja asiakkaidemme välillä toimi jo hyvin?

Funidata korostaa toiminnassaan arvonluontia asiakkaalle ja avoimuuden ja läpinäkyvyyden merkitystä. Haastatteluissa korostettiin sitä, kuinka Funidatan työntekijöiden osaaminen ja ammattitaito näkyy yhteistyön sujuvuudessa. Motivaatio ja sitoutuminen – joihin vaikuttaa Funidatan asiantuntijoiden tausta asiakasyliopistojen opiskelijoina tai työntekijöinä – ovat tärkeitä, kun työskennellään monimutkaisen ohjelmistoprojektin parissa. Muita tärkeitä tekijöitä ja yhteistyön pilareita ovat työilmapiiri, työntekijöiden stressinhallinta, palautteen saaminen ja huumori.

Jarno teki devaushommiensa ohella meille diplomityön, jonka avulla hän siivitti meidät kohti tehokkaampaa asiakasyhteistyötä!Kehittäjämme Jarno teki meille diplomityön devaushommiensa ohella ja valmistui viime syksynä diplomi-insinööriksi.

Yhteistyörajapinnat voivat olla ketterän kehityksen kannalta haasteellisia. Minkälaisia kehityskohtia havaitsit diplomityötä tehdessäsi?

Havaitsin monta erilaista kehityskohdetta. Osa kehityskohteista oli asiakkaan puolella, eikä Funidatalla ollut mahdollista tarttua niihin. Toiset kehityskohteet olivat laajoja, eikä niitä tämän diplomityön ajallisissa puitteissa ollut järkevää lähteä ratkaisemaan. Kun juurisyyanalyysi oli valmis, lähdimme ratkaisemaan kahta juurisyyongelmaa.

Ensimmäinen juurisyy oli resurssien puute, muualle kohdennetut resurssit ja meneillään olevien prosessien yhdenmukaistaminen. Siihen päädyttiin, koska etsimme juurisyytä sille, miksi asiakkaalta saatu palaute (erityisesti käyttäjäpuolelta) ei ollut halutulla tasolla, mikä puolestaan vaikuttaa vahvasti arvonluontiin asiakkaalle ketterässä kehityksessä. Palaute nähtiin Funidatalla tärkeänä tiedon kanavana.

Toinen juurisyy oli muutosvastarinta, jonka huomattiin haittaavan Sisu-projektiin mukaan liittymistä ja käyttöönottoa. Sisun ideologia on erilainen ja opiskelijakeskeisempi kuin aiemmissa järjestelmissä. Sisun käyttöönotossa ei ole kyse ainoastaan järjestelmäuudistuksesta, vaan myös korkeakoulujen toimintatapojen muutoksesta.

Miten lähditte vastaamaan näiden juurisyiden asettamiin haasteisiin?

Pohdimme Funidatan asiantuntijoiden kanssa mahdollisia vastatoimia, joilla voitaisiin ratkaista yllä mainittuja juurisyitä. Kehitimme näitä kymmenen kappaletta. Maisterintyön lopussa viisi korjaavaa toimenpidettä oli suoritettu loppuun.

Käyttöönotto-ongelmiin vastaavia toimenpiteitä olivat tukimateriaalien lisääminen, funidatalaisten roolien täsmentäminen asiakasrajapinnassa ja uudenlaisten prosessikaavioiden luonti käyttäjän näkökulmasta, jotta Sisun omaksuminen olisi helpompaa. Lisäksi palkattiin uusia työntekijöitä, jotta kehitykseen ei synny pullonkauloja ja Sisun näkyvyyttä lähdettiin kasvattamaan mm. blogin ja brändituotteiden avulla.

Palautteen keruun ongelmaa lähdettiin ratkaisemaan käyttäjätestauksen kasvattamisella. Diplomityön aikana suoritettiin päiväkirjatutkimus Jyväskylän yliopiston käyttäjille ja uusi käyttäjätestisuunnitelma otettiin käyttöön tulevia testejä varten. Lisäksi palautteen formalisoinnista päästiin keskustelutasolle Funidatan ja sen asiakkaiden välillä, sillä uudesta palautteenkeruujärjestelmästä esiteltiin suunnitelmia ja otettiin askel eteenpäin. Tuotantoympäristön virheitä Funidata pyrki minimoimaan paremmalla ja näkyvämmällä seurannalla. Tälle luotiin mm. oma Slack-kanava.

Miten tutkimuksesi tuloksien hyödyntämistä jatketaan?

Funidata otti tulokset vastaan loistavasti. Osaa aiheista, jotka eivät diplomityöhöni edes päätyneet, työstetään nyt kovaa vauhtia. Tällainen on esimerkiksi jatkuvan toimituksen malli. Itse näen diplomityöni herättäneen keskustelua siitä, miten Funidata voi parantaa omaa toimintaansa ja muuttua ketterämmäksi. Se, mitä diplomityössäni tutkin ja mitä tuloksia se tuotti, oli vain alkutönäisy eteenpäin siinä, mitä Funidatalla on saavutettavana tulevaisuudessa.

Poikkesivatko jotkin työsi tulokset sinun tai Funidatan ennakko-odotuksista?

Itse näen, että tulokset eivät liiaksi poikenneet ennakko-odotuksista, joita oletimme. Diplomityö oli kuitenkin aikarajattu eikä mitään aivan mullistavaa voi saavuttaa siinä ajassa. Saavutimme kuitenkin hienon määrän erilaisia vähän pienempiä vastatoimia ja kirvoitimme keskustelua siitä, miten Funidata voisi olla ketterämpi tulevaisuudessa niin asiakasyhteistyössä kuin muualla.

Millaista näkökulmaa koet saaneesi omaan työskentelyysi diplomityön aikana?

Diplomityön teko toi minulle lisää tietoutta siitä, miten asiakasrajapinnassa asiat etenevät ja mitä ongelmia siellä usein esiintyy. Niitä ei välttämänä kehittäjänä aina huomaa, vaikka asiakkaiden kanssa pääseekin työskentelemään erilaisia kanavia pitkin. Myös tutustuminen tämän kokoluokan yrityksen hallintorakenteisiin ja informaatioketjuihin toi lisää ymmärrystä siitä, miten paljon tietoa eri kanavissa liikkuu ja kuinka pitää aina olla valmiina kehittymään, jotta voi pysyä ketteränä.

Kiitos paljon haastattelusta ja vielä kerran paljon onnea hienosta työstä!

Kiitos oikein paljon. Oli mukava vastailla näihin kysymyksiin.